仕事の効率化は正のスパイラル!合理化による時間の錬金術

ツールだけが効率化じゃない?仕事を合理的に進めるコツとは

具体的にはどんなことをすればいいの?効率化アクションプラン

個人能力は段取り力!

個人の仕事効率化の方法として真っ先に浮かぶのはスキルアップかもしれません。
例えばエクセルのマクロを覚えて作業を自動化するというのはよく言われる方法です。
しかし作業単位での効率化よりも必要なのは仕事の段取り力をつけることです。
仕事に取り組む前に優先順位を認識し、必要な作業を必要なタイミングで行えるようになりましょう。
優先順位を決める際には売り上げに影響のあるものに早く取り掛かることが重要です。
顧客獲得に直接つながる作業こそビジネスマンが最優先で取り組まなくてはならないタスクですからね。
また業務の決裁権を持つ職員の予定を把握して作業をする事も心がけると良いでしょう。
業務の途中で判断を仰ぐ必要が出たとき、すぐに確認ができなければその分仕事が停滞します。
取り組もうとしている業務にはどんな人が関わっているのか、その人とはいつならコミュニケーションを取れるのかを調べておきましょう。

チームでの効率化の鍵は権限委託

チーム単位で効率化を図る際に重要なのはボトルネックを探る事です。
出来る人が少ない、知ってる人が少ない、決定権を持っている人が少ないという3つのボトルネックがあります。
放置しておくと、能力、情報、権限を持っている人が不在なだけで仕事が全て停滞してしまうという事もあり得流のです。
仕事の段取りの段階で必要なときに必要な人がいる状態を作るというのも手ですが、出来る事なら人に頼った仕組みを放置するのは避けましょう。
作業をマニュアル化し誰でも出来る状態を作る、必要となる情報を具体的に示し共有する場を作る、判断基準を共有し多くの人に権限を与えると言った方法で問題を解決することができます。
一定の人がいなければできない作業、進まない仕事というものがある限り、効率化には限界があります。
チームメンバーがいつでも入れ替え可能な状態になっているくらい、業務内容が汎用化されていれば機械ロスをかなり防げますよ!


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